Checkliste für Veranstaltungen

Die folgende Checkliste soll dabei helfen, die Vorbereitungen gelassen und organisiert anzugehen. Sie ist als Orientierungshilfe und Gedächtnisstütze gedacht und offen für eigene Ergänzungen.


Terminfindung

• Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen prüfen (andere Großveranstaltungen, Ferien)
• Redner, Moderatoren und Gastgeber auf Termin verpflichten
• Termin bei allen Beteiligten schriftlich absichern

Veranstaltungsort - worauf sollte man bei der Auswahl achten?

• Ist der Ort gut erreichbar?
• Informationen über Bus-, Straßenbahnlinien und Zug- sowie Flugverbindungen bereithalten
• Anfahrtsskizze
• Gibt es genügend Parkplätze?
• Hotelkontingente für Gäste von außerhalb reservieren

Programm

• Ablaufplan entwickeln
• Programm nicht zu trocken und zu lang gestalten (kurze Pflicht, bunte Kür)
• Mischung zwischen Unterhaltungsprogramm und Reden erwägen
• einen Programmverantwortlichen als Ansprechpartner für Künstler bestimmen, der auch während der Veranstaltung den Ablauf koordiniert

Einladung

• Verteiler zusammenstellen
• Alternativverteiler planen, falls zusätzliche Gäste eingeladen werden sollen
• Vier bis sechs Wochen vor dem Termin einladen
• Rückläufe kontrollieren, wenn nötig aus dem Alternativverteiler nachladen

Pressearbeit

• Pressekonferenz oder Pressegespräch vor der Veranstaltung organisieren
• Fototermin für Bildjournalisten anbieten, bei dem Redner und Gastgeber verfügbar sind
• Journalisten mit einer Woche Vorlauf einladen und am Vortag Teilnahme nachhaken
• Fotografen für den Abend engagieren, der Bilder für den eigenen Bedarf macht (auch als Pressefoto verwendbar)
• Pressemitteilung vorbereiten
• Pressemappen
• Pressearbeit auf der Homepage (Ankündigung, Nachbereitung: Fotos zum Download anbieten, Pressemitteilung, Infomaterial)
• Nachbereitung: Auswertung der Berichterstattung

Räume - was ist wo vorhanden, was wird zusätzlich benötigt?

• Raumplan erfragen
• sind die Räume behindertengerecht angelegt?
• Infrastruktur besprechen: Lüftung, Lichtverhältnisse, Technik, Ton,Tische, Stühle, Stehtische, Rednerpult, Bühne
• Sanitäre Einrichtungen
• Garderoben, evtl. Umkleideräume für Künstler
• Auslagemöglichkeiten für Infomaterial (Tische, Regale, Fensterbänke)

Bestuhlung

• den Raum nicht überfrachten, da im Durchschnitt zehn bis 20 Prozent der Gäste trotz Zusage nicht erscheinen
• Sitzplätze für VIP-Gäste reservieren
• Kniff: hintere Stuhlreihen reservieren, damit Gäste zuerst vorne Platz nehmen
• weitere Stühle in einem Nebenraum bereithalten

Personal für die Veranstaltung

• Hausmeister
• Techniker/Tontechniker
• Eingangskontrolle (Gästeliste)
• Servicepersonal für Getränke, Catering,
• Hostessen für VIP-Betreuung
• Garderobe
• WC
• Abendkasse

Dekoration

• Blumen
• Tischtücher
• Stellwände
• Infomaterial

Auslagen

• Teilnehmerliste
• Infomaterial
• Broschüren
• Ablauf / Programm
• Fragebögen zur Veranstaltung

Sonstiges

• Give-Away für die Gäste

Nachbearbeitung

• mit dem Team besprechen, was gut organisiert war und Verbesserungsvorschläge beraten (unbedingt für Folgeveranstaltungen notieren)
• Auswertung von Fragebögen zur Veranstaltung
• Dankesschreiben